O que é gestão de fornecedores e como fazer com eficiência?

A gestão de fornecedores é um conjunto de práticas e processos que melhoram a relação entre uma empresa e seus fornecedores, desde a seleção inicial até o gerenciamento do desempenho de cada parceiro. Esse processo também é chamado de SRM (Supplier Relationship Management ou Gestão do Relacionamento com Fornecedores).

Pense em quantas etapas são necessárias para encontrar e manter um relacionamento com um fornecedor: identificação, qualificação, contratação, acompanhamento, avaliação etc. Por isso, toda empresa que trabalha com esse tipo de parceiro precisa ter uma gestão eficiente para garantir a qualidade, o custo-benefício e os prazos de entrega de produtos, serviços ou insumos.

Lembrando que existem diversos tipos de fornecedores para gerenciar. Uma loja virtual de roupas, por exemplo, pode comprar peças de variadas confecções para revenda online. Se for uma fabricante que vende no modelo D2C (Direct to Consumer ou venda direta ao consumidor), pode ter fornecedores de insumos e matérias-primas, como tecidos e aviamentos.

Além disso, há inúmeros fornecedores de serviços que uma empresa pode contratar, como agências de marketing, escritórios de contabilidade, empresas de terceirização de mão de obra, consultorias etc.

Portanto, ter uma boa gestão de fornecedores significa implementar processos para assegurar que todos esses parceiros comerciais entreguem seus produtos ou serviços de acordo com as expectativas de qualidade, prazo e custo.

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Por que a gestão de fornecedores é importante?

Quanto mais complexa a operação de uma empresa, mais fornecedores ela tem para gerenciar. E são muitos pontos para administrar: qualidade de produtos, acordo de serviços, negociações de preço, prazos de entrega, conformidades legais etc.

Logo, a gestão de fornecedores é o que garante que os parceiros comerciais vão cumprir todas as determinações em contrato. E, certamente, é a base para um bom relacionamento com as empresas do ecossistema em que o negócio atua.

Confira as principais vantagens de estruturar sua gestão de fornecedores:

Redução de custos

Se você precisa reduzir custos na sua empresa, gerenciar os fornecedores é um dos processos essenciais. Isso porque, com a escolha de parceiros adequados, sua margem de negociação melhora e os contratos podem ser mais vantajosos do ponto de vista dos custos e das condições de pagamento.

Além disso, qual o nível de transparência que você tem hoje em relação aos custos dos seus fornecedores? Esse é um ponto-chave da gestão que ajuda a identificar oportunidades de economia.

Maior agilidade e eficiência

Toda empresa que busca eficiência precisa acompanhar de perto o desempenho dos seus fornecedores. Afinal, muitas vezes, o cumprimento de prazos de entrega de produtos e serviços é decisivo para garantir a disponibilidade aos clientes.

Outro ponto é que, ao gerenciar seus fornecedores, você consegue se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e prever demandas. Por exemplo, se a procura por um produto aumenta repentinamente, uma relação próxima com um parceiro pode garantir o abastecimento do estoque em caráter de urgência.

E sabe o que significa conseguir se adaptar rápido? Ganhar vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Fortalecimento da governança

Gerenciar bem seus fornecedores também é uma questão de governança corporativa. Afinal, existem várias questões de conformidade com a legislação e normas internas que precisam ser observadas nos contratos.

Assim, o cuidado com os fornecedores previne problemas como fraudes, corrupção, descumprimento de legislações e danos à sua imagem e reputação. Sem falar na mitigação de riscos, como problemas de qualidade, atrasos na entrega, questões legais ou de segurança.

Incentivo à colaboração

Empresas que praticam a gestão de fornecedores criam ambientes favoráveis à colaboração. Com o co-marketing e o co-branding em alta, é possível construir parcerias produtivas e com grande potencial de inovação.

Quer um exemplo? A gigante de tecnologia Apple trabalha em conjunto com seus fornecedores de componentes para cocriar soluções inovadoras. A empresa não apenas compra peças prontas: ela investe diretamente nas linhas de produção de seus parceiros para desenvolver tecnologias exclusivas para seus produtos.

Fortalecimento da reputação

Hoje, com as marcas interligadas em ecossistemas e cadeias de valor, a reputação dos fornecedores tornou-se um ponto crítico para a imagem das empresas. Por isso, você deve escolher parceiros confiáveis e manter relacionamentos positivos. Lembre-se de que o seu negócio sempre será associado aos seus parceiros comerciais.

Quais são as etapas da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores passa por várias etapas, desde a seleção até a avaliação. Confira as principais:

1. Seleção e qualificação

Quando uma empresa busca fornecedores no mercado, ela precisa definir critérios de seleção claros. Alguns dos mais comuns são:

• Preço e condições de pagamento (incluindo a flexibilidade de negociação);
• Qualidade dos produtos, serviços ou insumos;
• Prazos de entrega;
• Capacidade de produção;
• Localização;
• Certificações (quando relevante);
• Reputação no mercado.

Nessa fase inicial de seleção e qualificação, é importante fazer uma pesquisa ampla e mapear diferentes fornecedores para os mesmos itens. Assim, você consegue comparar as empresas e fazer a escolha mais certeira para a parceria.

2. Contratação

Após a seleção e qualificação dos fornecedores em potencial, você terá diversos orçamentos e propostas. Então, é hora de selecionar seus parceiros e fechar o contrato.

É fundamental que os documentos elaborados sejam claros, com cláusulas que definem especificações técnicas, prazos, formas de pagamento, garantias e expectativas de desempenho. Além disso, não se esqueça das responsabilidades e penalidades aplicáveis, como multas por atraso em entregas e cláusulas de rescisão em caso de descumprimento do acordo.

3. Integração

Depois de assinar o contrato com o fornecedor, a próxima etapa é fazer a integração do parceiro no seu negócio. Isso inclui:

• Cadastro da empresa nos sistemas internos, como o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial);
• Geração de usuários e senhas em portal do fornecedor, caso a empresa utilize;
• Treinamento com o fornecedor para a utilização de ferramentas e condução de processos internos;
• Alinhamento financeiro para garantir um processo de faturamento eficiente;
• Reunião de kick-off (alinhamento inicial) para integrar o fornecedor às equipes e detalhar o ciclo “pedido-entrega-pagamento”.

Nessa etapa, podem ser utilizados softwares de SRM específicos, que auxiliam na automação de processos, centralização de informações e análise de dados.

4. Monitoramento de desempenho

Para uma gestão de fornecedores eficiente, você precisa acompanhar o desempenho dos seus parceiros. Isso significa manter um controle de qualidade sobre produtos e monitorar a pontualidade das entregas, por exemplo.

Você também pode considerar outros indicadores-chave de desempenho (KPIs), como a taxa de conformidade dos produtos, o índice de devolução e o tempo de resposta às solicitações.

5. Avaliação e feedback contínuos

Para melhorar seus processos, os fornecedores precisam receber feedback contínuo da empresa sobre o relacionamento. Por isso, mantenha uma comunicação constante com seus parceiros e combine o envio de relatórios com os principais pontos de melhoria.

No entanto, não se esqueça de reconhecer também o bom desempenho dos fornecedores. Dessa maneira, a parceria estará sempre evoluindo.

6. Gestão do relacionamento

Por fim, manter uma comunicação aberta e transparente com os fornecedores é a chave para ter relacionamentos de longo prazo baseados na confiança e na colaboração.

Como fazer uma boa gestão de fornecedores em 5 passos

Na prática, a gestão de fornecedores pode ser mais desafiadora do que parece. Confira os passos essenciais para dominar esse processo:

Mapeie seus processos de compra

Uma gestão de fornecedores eficiente depende de um bom mapeamento dos processos de compra da empresa. Para isso, você precisa entender todo o fluxo de aquisições do seu negócio, desde a identificação de uma necessidade até a entrega final.

Documente esse processo e identifique os responsáveis, recursos e riscos de cada etapa. Por exemplo, se você tem uma marca de moda e precisa comprar peças específicas de diversos fornecedores, é importante ter pontos de contato para lidar com esses parceiros e prever riscos como defeitos e materiais fora do padrão.

Digitalize sua gestão de fornecedores

Para acompanhar todos os indicadores dos seus fornecedores, você precisa digitalizar o processo. Uma forma de fazer isso é utilizar um ERP com módulo de cadastro de parceiros, como o Bling.

Para empresas com muitos fornecedores, é importante ter um software SRM dedicado, como o Linkana ou o Pipefy.

Classifique os fornecedores com a Matriz de Kraljic

Organize seus fornecedores com base na importância estratégica que eles têm para o seu negócio, considerando fatores como volume de compra e impacto no produto final.

Para isso, você pode utilizar a Matriz de Kraljic, um método que classifica os itens de compra (e, por consequência, seus fornecedores) em quatro categorias, com base em duas dimensões:

• Impacto financeiro (Eixo Y): o quanto o item representa em termos de volume de gastos e seu impacto na lucratividade do negócio;
• Risco de fornecimento (Eixo X): a complexidade do mercado fornecedor, a disponibilidade do item, a existência de poucos fornecedores (monopólio) e a dificuldade de substituição.

A combinação desses dois eixos gera quatro quadrantes, cada um com uma estratégia de gestão específica:

• Itens não críticos (baixo impacto financeiro, baixo risco): itens de baixo valor, fáceis de comprar e com muitos fornecedores disponíveis (ex: material de escritório, produtos de limpeza). O fornecedor tem perfil transacional;
• Itens de alavancagem (alto Impacto financeiro, baixo risco): representam uma parte significativa dos gastos da empresa, mas estão disponíveis em um mercado competitivo com muitos fornecedores de perfil competitivo (ex: matérias-primas comuns compradas em grande volume);
• Itens de gargalo (baixo impacto financeiro, alto risco): itens de baixo valor, mas que possuem poucos fornecedores de perfil monopolista ou cuja falta pode paralisar a produção (ex: um componente eletrônico específico, uma peça de reposição única);
• Itens estratégicos (alto Impacto financeiro, alto risco): são cruciais para o produto final ou para a vantagem competitiva da empresa e que vêm de um mercado complexo ou de poucos fornecedores estratégicos (ex: um motor para uma fabricante de carros, um software essencial para a operação).

Defina objetivos e metas

Para otimizar sua gestão de fornecedores, você deve traçar objetivos e metas específicas para essa área da empresa. Para isso, utilize a técnica dos objetivos SMART, que têm os seguintes princípios:

• Specific (metas específicas);
• Measurable (metas mensuráveis);
• Attainable (metas atingíveis);
• Relevant (metas relevantes);
• Time Based (metas temporais).

Ou seja, suas metas com a gestão de fornecedores precisam ser específicas, possíveis de mensurar, atingíveis, relevantes para o negócio e ainda precisam ter um prazo. Veja alguns exemplos:

• Reduzir em 10% os custos com fornecedores estratégicos até o final do ano;
• Reduzir a taxa de defeitos do Componente X, atualmente em 2%, para menos de 1% nas entregas realizadas até o final do próximo semestre;
• Aumentar o indicador de entrega On-Time In-Full (OTIF) do Fornecedor Y de 92% para 98% nos próximos 6 meses.

Desenvolva e execute um plano de ação

Com base nas metas de fornecedores traçadas, crie um plano detalhado para atingir seus objetivos. Ele deve especificar as atividades para cada categoria de fornecedor, os responsáveis, os prazos e os recursos necessários.

Então, é só colocar o plano em prática, utilizando as estratégias de seleção, contratação e monitoramento descritas anteriormente. Depois, você deve medir os resultados obtidos e ajustar as estratégias para seguir melhorando o desempenho dos seus fornecedores.

Entendeu o que é e como otimizar sua gestão de fornecedores?

Esperamos que as técnicas de gestão de fornecedores tenham ficado claras e ajudem você a melhorar esse processo na sua empresa. Afinal, administrar seus parceiros comerciais é fundamental para o sucesso do seu negócio.

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